Die eRechnung kommt ab 2025 - Wir zeigen, wie es gehen kann
Der Einkaufsmonitor - Add on um den Rechnungsprüfungsprozess mit KWP zu optimieren.
Haben Sie sich schon über die geplante Pflicht zur e-Rechnung informiert?
Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 e-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Eine per E-Mail versandte PDF Rechnung gilt demnach nicht mehr als elektronische Rechnung. Vielmehr greift die E-Rechnungsverordnung.
1.
Sowohl die Ausstellung als auch die Übermittlung und der Empfang werden in einem strukturierten elektronischen Format durchgeführt.
2.
Mithilfe des elektronischen Formats wird eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung möglich.
Vorteile
Die Einführung der elektronischen Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Traditionelle Papierbelege und einfache PDFs benötigen oft manuelle Eingaben, die nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig sind. Selbst OCR-Software für die Texterkennung stößt hier an ihre Grenzen. Elektronische Rechnungen im XML-Format hingegen machen manuelle Eingaben überflüssig, da alle Zahlen und Informationen klar maschinenlesbar sind. Dies führt zu einer Zeitersparnis, verringert Fehlerquoten und vereinfacht die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen.
Vergangenheit
Früher, und manchmal auch heute noch, werden Rechnungen per E-Mail (zentral oder dezentral) oder postalisch zugestellt. In der Buchhaltung werden sie gesammelt und mit einem Eingangsstempel für die Vorkontierung versehen. Danach werden Mappen für die verschiedenen Mitarbeiter, die zur Freigabe der Rechnungen berechtigt sind, zusammengestellt und verteilt. Sobald alle Belege vollständig zurück und geprüft sind, gelangen diese in die Buchhaltung zur Zahlung. Oftmals beeinträchtigt dieser zeitraubende Vorgang die eingeräumten Skontofristen und Zahlungsziele.
digitale Rechnungsprüfung
Die Apps für Transfer und Rechnungsprüfung sind zuständig für den zentralen Empfang aller Rechnungen. In Handwerksunternehmen wird die erste Prüfung üblicherweise von der Buchhaltung durchgeführt. In größeren Firmen obliegt die umfassende Rechnungsprüfung der Kreditorenbuchhaltung. Intelligente Algorithmen ermöglichen eine automatisierte Projekt (Baustellen) Zuordnung). Die weiterführenden Prüfschritte und Detailprüfungen werden von der Projekt- und Abteilungsleitung mithilfe der Bestellinformationen vorgenommen. Hier erfolgt die Freigabe der Rechnung.
Vorbereitung - Checkliste für den Empfang von E-Rechnungen
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD Rechnungen immer als Einzelrechnungen anfordern.
Sammelrechnungen im ZUGFeRD Format stellen die klassischen Großhändlern noch nicht zur Verfügung und die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
Welche Versandmöglichkeiten für ZUGFeRD Rechnungen stellt der Lieferant zur Verfügung.
Zu bevorzugen ist immer eine Bereitstellung von ZUGFeRD Rechnungen auf dem (S)FTP Server des Lieferanten. Sie erhalten die Zugangsdaten zum (S)FTP Server: FTP Serveradresse, Benutzernamen und das Kennwort direkt vom Großhändler/Lieferanten.
Erfragen sie beim Lieferanten, gleichzeitig, ob dieser auch UGL Dateien (Auftragsbestätigung und Lieferschein) per (S)FTP zur Verfügung stellt und ordern sie das gleich mit.
Zusätzlich sollten sie sich für Ihr Unternehmen zwingend ein E-mail Postfach für den Rechnungsempfang einrichten.
Bsp: rechnung[@]musterfirma.de vorzugsweise als IMAP Postfach. Für die Einrichtung benötigen Sie die Zugangsdaten für das E-Mailkonto.
Bei OAUTH2 Anmeldungen (Microsoft365) bitte die Zugangsdaten für das MS Admin Center bereithalten.
I.d.R. stellt der Lieferant Ihnen mehrfach die Woche Rechnungen im ZUGFeRD Format zu.
Ein Wechsel auf ZUGFeRD ist grundsätzlich jederzeit mgl. Im schlimmsten Fall können Sie die Rechnungen bei Problemen noch als reines PDF verarbeiten.
Informieren Sie uns bei Erhalt der Zugangsdaten. Bei der Einrichtung des ersten Lieferanten sind wir Ihnen gerne behilflich.